كنترل پروژه چيست؟

كنترل پروژه به مجموعه‌اي از افراد، فرآيندها و ابزارهايي گفته مي‌شود كه براي برنامه‌ريزي، نظارت و مديريت دقيق تمام جوانب يك پروژه پيچيده به كار مي‌روند. در واقع، كنترل پروژه يك چارچوب جامع است كه از مراحل اوليه تا پايان پروژه، تمام فعاليت‌ها را تحت نظر دارد. كنترل‌ پروژه شامل معيارهاي اصلي مانند برنامه‌ريزي و زمان‌بندي، ريسك، مديريت هزينه، مديريت تغيير، برنامه‌ريزي براي مناقصه و توسعه پيشنهادها، هوش تجاري، معماري سيستم و راه‌اندازي و بلوغ PMO مي‌شود (شكل1).

شكل 1. تخصص‌هاي موردنياز در  كنترل پروژه

برنامه‌ريزي پروژه

برنامه‌ريزي پروژه، نقشه راه رسيدن به موفقيت است. اين برنامه، با همكاري نزديك تيم پروژه و كارفرما، تهيه مي‌شود و شامل جزئياتي از مراحل، زمان‌بندي و منابع مورد نياز است. برنامه زمان‌بندي نهايي، بايد مورد توافق همه طرفين قرار گيرد تا اطمينان حاصل شود كه پروژه در مسير درست پيش مي‌رود.

مديريت هزينه

مديريت هزينه، فرايند برنامه‌ريزي، برآورد و كنترل هزينه‌هاي يك پروژه است. هدف آن، اطمينان از اين است كه پروژه در چهارچوب بودجه تعيين شده اجرا مي‌شود. مديريت هزينه مي‌تواند به فرايندهاي زير تقسيم شود:
- برآورد هزينه براساس برنامه‌‌ريزي منابع
- بودجه‌بندي هزينه
- كنترل هزينه
همه اين موارد براي كنترل هزينه‌هاي پروژه، با هدف صرفه‌جويي در هزينه پروژه، ايجاد مي‌شوند.

مديريت ريسك

مديريت ريسك بركنترل ريسك‌ها از طريق برنامه‌ريزي قبلي، شناسايي، تجزيه و تحليل و پاسخ به رويدادهاي پروژه تمركز دارد. اهداف مديريت ريسك، بهبود احتمال و اثر رويدادهاي مثبت در پروژه و در عين حال كاهش احتمال و تأثير رويدادهاي منفي بوده و با هدف صرفه‌جويي در زمان، پول و اعتبار به‌كار گرفته مي‌شود.

مديريت تغيير

مديريت تغيير فرايندي است كه به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا تغييرات را به طور موثر برنامه‌ريزي، اجرا و كنترل كنند. اگرچه هدف كنترل پروژه به حداقل رساندن تغييرات است، اما تغييرات، به خصوص در صنعت ساخت اجتناب ناپذير هستند. در دنياي پوياي امروز، تغييرات اجتناب‌ناپذير هستند و مديريت آن‌ها به يك مهارت ضروري براي موفقيت پروژه‌ها تبديل شده است. بدون يك فرايند مديريت تغيير قوي، پروژه‌ها مي‌توانند دچار اختلافات شديدي شده و حتي نيمه‌كاره رها شوند.

مديريت تغيير سازماني

مديريت تغيير سازماني فرايندي است كه به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا به صورت هدفمند و سيستماتيك، تحولات و تغييراتي كه در اهداف، ساختار، فرايندها يا فرهنگ سازمان رخ مي‌دهند را مديريت كنند. اين رويكرد، فراتر از مديريت تغييرات روزمره در پروژه‌ها بوده و بر ايجاد تحول بنيادين در كل سازمان تمركز دارد. هدف مديريت تغيير سازماني، اجراي استراتژي‌هايي براي اعمال تغيير، كنترل تغيير و كمك به افراد براي سازگاري با تغيير است. هدف اصلي مديريت تغيير سازماني، هدايت سازمان به سمت آينده‌اي بهتر و دستيابي به اهداف استراتژيك است.

مديريت و كنترل ساختار داده

مديريت و كنترل ساختار داده، قلب تپنده هر پروژه موفقي است كه اغلب ناديده گرفته مي‌شود. اين فرايند شامل مديريت و نظارت بر اطلاعات و جريان داده‌ها در يك پروژه است و بنياني مستحكم براي ايجاد يك محيط كاري يكپارچه و مشاركتي فراهم مي‌آورد.

شكل 2. چرخه كنترل پروژه در ارتباط با ساير ساختارهاي پروژه

چرا كنترل پروژه مهم است؟

كنترل پروژه، تخصص ويژه اي در مديريت پروژه است كه بر روي زمان‌بندي، كيفيت و هزينه پروژه تمركز دارد. هدف اصلي كنترل پروژه، پيگيري دقيق و گزارش‌دهي مستمر از پيشرفت پروژه نسبت به برنامه‌ريزي اوليه است. به عبارت ديگر، كنترل پروژه مانند يك سيستم ناوبري دقيق است كه به مديران پروژه كمك مي‌كند تا در طول مسير اجراي پروژه، تغييرات لازم را انجام داده و به مقصد نهايي برسند.

كنترل‌ پروژه به طور منظم با چه تيم‌هايي همكاري دارد؟

- مديران پروژه/ساخت (تمام سطوح)
- امور مالي
- بازرگاني
- تداركات
- تحويل
- تيم فني (رشته‌هاي مختلف مهندسي)
- كيفيت
- تيم قراردادي

مزاياي كليدي كنترل پروژه چيست؟

- پايين نگه‌داشتن هزينه‌هاي پروژه
- افزايش اطمينان از دستيابي به اهداف پروژه
- افزايش قابليت پيش‌بيني هزينه و زمان پروژه
- بينش بهتر نسبت به سلامت مالي پروژه در تمام مراحل
-كاهش تغييرات محدوده پروژه با مرحله به مرحله جلو رفتن
- مديريت تغييرات و جلوگيري از اختلافات
- ايجاد ديتابيس معنادار براي پروژه‌هاي آتي
- افزايش حاشيه سود هنگام كار در يك محيط با قيمت ثابت
- افزايش شهرت به جهت مديريت و كنترل دقيق پروژه‌ها

ابزارهاي كنترل پروژه

- نرم‌افزار Excel: در موسسه ACEMI دوره‌اي تدوين شده است تا به شما ايجاد گزارش‌هاي حرفه‌اي و متفاوت را در بستر اكسل آموزش دهد. در اين دوره مي‌آموزيد با وجود انبوه داده‌هاي پروژه خود، اطلاعات مناسبي را استخراج كنيد و تحليل‌هاي ارزشمندي را انجام دهيد. سپس بتوانيد به صورت سناريومحور، نحوه استخراج پاسخ ذي‌نفعان پروژه را با استفاده از نرم افزار اكسل انجام دهيد تا در نهايت گزارش‌هاي تصويري جذاب و داشبوردهاي مديريتي كاربردي براي مديران خود ايجاد كنيد.

- نرم‌افزار Microsoft Project: نكته مهم فرآيند يادگيري اين نرم‌افزار است. نرم‌افزاري كه در بسياري از جهات در زمينه فهم منطق قراردادهاي پروژه‌هاي ساخت ضعف داشته و مدرس بايد با آگاهي به اين موضوع اقدام به آموزش نمايد. به همين منظور، دوره تدوين شده در موسسه ACEMI، به دليل رعايت تمامي اين ساختارها و هم‌چنين تجربه بالاي مدرس در انواع پروژه‌هاي ساختماني، نفت و گازي، عمراني و زيرساختي و البته صنعتي، به همراه سابقه طولاني در تدريس اين نرم‌افزار، از وجه تمايز زيادي برخوردار بوده است.

- نرم‌افزار Primavera: نرم‌افزار Primavera P6 يك نرم‌افزار مديريتي جهت برنامه‌ريزي و كنترل پروژه‌هاي سازمان است. در واقع P6 يك نرم‌افزار سازماني، چند پروژه‌اي و چند كاربري با قابليت تعريف منابع در سطح سازمان است كه قابليت‌هاي فراواني براي مديريت پروژه دارد. دوره‌اي كه در موسسه ACEMI طراحي شده، با تمركز بر ويژگي‌هاي منحصربه‌فرد اين نرم‌افزار و با رويكرد پروژه‌اي برگزار گرديده و مدرس دوره به دليل بهره‌مندي از تجربه و سابقه آموزش بالا در انواع پروژه‌هاي ساختماني، نفت و گازي، عمراني و زيرساختي و البته صنعتي، آموزشي كاملا كاربردي كه بعضا پيشنهادات خود Oracle ارائه مي‌نمايد.

نتيجه‌گيري

در پايان، معمولاً اذعان مي‌شود كه فقدان كنترل‌ پروژه، يكي از عوامل اصلي شكست پروژه است. با وجود تحولات مداوم در زمينه مديريت پروژه، به نظر مي‌رسد كه روش سنتي فاقد استفاده از كنترل‌ پروژه است در همين راستا در دوره كنترل پروژه موسسه ACEMI علاوه بر اينكه فرايند برنامه‌ريزي، زمان‌بندي، ارزيابي برنامه زمان‌بندي و كنترل پروژه را بر اساس رويكرد قراردادي و حقوقي و با توجه به ساختار بين‌المللي، اصولي و به‌صورت كاربردي مي‌آموزيد، اصول برنامه‌ريزي و كنترل پروژه‌هاي مهندسي و تداركات در ايران را نيز فرا خواهيد گرفت.

چگونه به يك متخصص كنترل پروژه تبديل شويم؟

براي تبديل شدن به متخصص كنترل پروژه نياز به آموختن مهارت‌هاي مختلف داشته و بايد از يك نقشه راه هدفمند استفاده نماييد. پيشنهاد مي‌كنيم در ابتدا مسير شغلي مناسب براي تبديل شدن به متخصص كنترل پروژها را از سايت موسسه ACEMI بخوانيد.